部门介绍
工作职责
学院办公室是学院行政办事机构,负责学院行政的日常运行、管理、组织与协调,为学院领导决策和全院师生员工服务,主要负责文秘、信息、督办、调研、法律事务、信访、维稳、重要活动组织协调、综合事务管理和领导交办的其他工作。
岗位职责
一、行政科
1.负责管理、使用学院行政印章、学院领导法人印章、学院合同专用章、学院办公室印章、钢印章,办理各职能部门刻制印章的有关手续;
2.负责学院事业单位法人证的管理工作;
3.组织落实、协调院长办公会、教职工大会等重要会议;
4.负责筹备、协调、组织学院重大活动的会务组织和活动日程安排;
5.协助做好对外联络工作;负责学院对外重大活动的策划、组织、协调工作;
6.负责接待上级部门、兄弟院校和有关单位来校参观访问、考察交流、检查指导等公务来访,制定接待工作计划并组织实施;
7.负责学院领导办公室的安全、基础设施的配备与管理工作;
8.负责对外开具介绍信、证明等;
9.负责学院层面应急事件协调处理工作;
10.负责学院校历的编订;
11.负责督办上级重要来文落实情况,负责学院重大决策、重要部署贯彻落实情况的督查督办;
12.负责学院综合数据的收集、汇总、综合性统计报表的编制和报送工作;
13.负责学院各类信息的及时收集、汇总、编印及上报工作;
14.积极主动地就学院发展的重大举措和教职员工生关心关注的热点问题开展调研工作,及时掌握动向,准确、客观地反映情况,并提出合理意见建议,为学院领导决策提供咨询参谋服务;
15.负责办公室经费预算管理及内部控制建设;
16.负责办公室考勤、年终考核、绩效考核与管理;
17.负责统筹安排学院行政值班工作;
18.负责合同的拟订与审核、履行与监督、档案与纠纷相关业务管理工作;
19.负责对接律师,开展法律事务服务,推进依法治校工作。
二、文秘科
1.负责起草学院的重要文稿和学院领导的重要讲话稿;负责起草学院年度工作总结和年度工作计划;
2.负责起草、审核、登记、管理以学院办公室名义印发的各类公文;
3.负责上级机关、外单位来文来函的收发、登记、呈送、拟办、传递、催办、清退、立卷归档或销毁等文件处理工作;
4.负责院内外各单位往来文书的草拟、编号、签批、校对、印发、归档工作;
5.负责学院政务公开相关工作;
6.负责学院会议记录,撰写会议纪要,做好管理与归档工作;
7.负责学院文件资料的收集、整理和归档工作,编写“学院大事记”;
8.做好每周重要院务统计工作,为院领导日程安排、出席会议及公务活动做好服务。
9.负责督办上级重要来文落实情况;负责学院重大决策、重要部署贯彻落实情况的督查督办;负责合同的履行及落实情况的督查督办。
三、对外交流合作科
1.贯彻执行党和国家的外事工作方针、政策、规定以及办法,落实学院党委会和院长办公会关于对外交流合作工作的指示和决定;
2.统筹规划学院对外交流合作事宜,拟写对外合作协议,研究和制订涉外规章制度,协调处理对外交流合作活动和事务;
3.负责涉外宣传教育工作,组织相关师生的涉外政策学习、业务培训,总结交流对外交流合作工作经验;
4.积极推进对外交流合作的事务性工作,制定完善相关交流合作计划、报告等;
5.负责中外合作办学项目的洽谈、申报及外事管理;
6.推进外事工作、对外交流、合作办学、对口帮扶事宜;
7.配合协助各部门、各教研室做好对外交流合作工作;
8.认真执行相关保密制度,配合保密部门的工作,及时向有关部门提出违反外事纪律问题的处理意见和建议;
9.负责综合协调学院乡村振兴工作的开展和推进;
10.完成领导和上级部门交办的其他对外事宜。